Mit Scalaris ASP stellen Sie ohne den geringsten Projektaufwand im Vorfeld auf ein elektronisches Dokumenten Lifecycle Management um.

Die 100% webbasierte Lösung integriert alle Komponenten für:

• den Import und die vollautomatische Erfassung digitalisierter Dokumente, Aktenbestände und/oder Eingangspost.

Papiergebundene Dokumente und Akten, die Sie mit Sclaris ASP managen möchten, können Sie grundsätzlich mit Ihrer bestehenden Scanning-Infrastruktur digitalisieren. Die im Paket enthaltene Scalaris Scanstation unterstützt über universelle ISIS- und Twain-Schnittstellen zahlreiche handelsübliche Scannermodelle. Eine Liste der unterstützten Scanner ist im Downloadbereich verfügbar. Bei Bedarf übernehmen wir für Sie auch die Konfiguration individueller Schnittstellen.

Für die Digitalisierung großer Mengen von Papierdokumenten bietet Scalaris entsprechende Scanninglösungen an. Auch eine direkte Anbindung von Multifunktionsgeräten ist möglich.

Die Erfassung der digitalisierten Dokumente erfolgt voll automatisch auf Basis des bewährten Input Management Automation (IMA) Frameworks von Scalaris. Grundsätzlich durchlaufen alle eingereichten Dokumente eine Volltext-Erkennung. Im nächsten Schritt sorgen leistungsfähige Komponenten für deren zuverlässige Klassifizierung und Indizierung.

Eindeutig erkannte und zugeordnete Dokumente stehen im nachgelagerten Dokumenten Management System (DMS) online zur Verfügung, sobald der Erfassungsprozess abgeschlossen ist. Über entsprechende Reports können Sie den aktuellen Upload-Status einsehen und verifizieren, ob alle eingereichten Dokumente ordnungsgemäß hochgeladen worden sind. Nicht vollständig erfasste Dokumente werden in einem speziellen «Scan-In»-Dossier abgelegt, damit Sie diese manuell in die gewünschten Akten einordnen können.

• die Einbindung elektronischer Dokumente und E-Mails via Web Client (Upload) und/oder den mit MS Outlook integrierten Desktop Client (Drag & Drop).

E-Mails und selbst erzeugte elektronische Dokumente können Sie via Web-Client (Upload) oder via Desktop-Client (Drag-and-Drop) mit wenigen Arbeitsschritten direkt in die elektronischen Akten des Dokumenten Management Systems (DMS) von Scalaris ASP einordnen.

Eine zusätzliche Speicherung von Dokumenten auf Servern und/oder lokalen Arbeitsplatzrechnern erübrigt sich. So vermeiden Sie Redundanzen und ersparen sich den damit häufig verbundenen Such- und Verwaltungsaufwand.

• eine vorgangsorientierte Informationsablage und -verwaltung in einem zentralen Dokumenten Management System (DMS).

Das Dokumenten Management System gewährt Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität und ein vielseitiges Funktionsspektrum. Sie können damit unterschiedlichste Dokumente (z.B. E-Mails, PDF, Worddateien, digitalisierte Dokumenten-Images) zusammenführen, in vorgangsorientiert strukturierten elektronischen Akten ablegen und «lebenslang» effizient verwalten. Via Webbrowser greifen Sie direkt am Arbeitsplatz auf «Ihre» Dokumente zu. Zu bearbeitende Dokumente checken Sie einfach aus, nehmen die gewünschten Änderungen vor und checken die aktualisierte Version wieder ein. Da gleichzeitig jeweils nur ein Benutzer ein Dokument ändern kann, existiert eine lückenlose Versionskontrolle für Präzise definierbare Zugriffsrechte sorgen für einen kontrollierten Datenzugriff und garantiert so einen umfassenden Datenschutz.

• eine gesetzeskonforme Aufbewahrung beendeter Geschäftsvor- gänge in einem revisionstauglichen Langzeitarchiv (Option).

Optional haben Sie die Möglichkeit, Dokumente und Akten revisionstauglich aufzubewahren. Die betreffenden Daten können Sie entweder direkt nach dem Upload (z.B. Altakten) oder nach Abschluss eines Geschäftsvorgangs archivieren. Selbstverständlich sind auch archivierte Daten jederzeit webbasiert abrufbar und online einsehbar.

Die fälschungssicheren und unveränderbaren Speicherfunktionen des eingesetzten Archivierungs-Backends erfüllen regulatorische und gesetzliche Vorgaben. Die Langzeitarchivierung mit Scalaris ASP bietet somit auch wertvolle Unterstützung wenn es darum geht, ihren Compliance-Pflichten beim Umgang mit geschäftskritischen Informationen nachzukommen.

• eine komfortable Informationssuche nach inhaltlichen Kriterien.

Mit der intelligenten Volltextsuche brauchen Sie weder feste Suchbegriffe noch genaue Kenntnisse, wo das benötigte Dokument abgelegt ist. Sie finden dieses nach inhaltsbezogenen Kriterien, die Ihnen intuitiv einfallen. Das System recherchiert selbständig und zeigt Ihnen die gefundenen Treffer sowie den Übereinstimmungsgrad mit Ihrer Suchanfrage in einer Ergebnisliste an.

Die Indexsuche ist die «klassische» Dokumentensuche, die für sämtliche Indexfelder zur Verfügung steht. Die Suche via Index ist dann zweckmäßig, wenn Sie anhand vordefinierter Indizes (z.B. Datum, Rechnungsnummer) nach Dokumenten suchen.

Die gewünschten Services können Sie bei der Wahl des Basispaketes und der verfügbaren Optionen selbst festlegen.

Greifen Sie zu und profitieren Sie zu attraktiven Preisen von marktführender Information Management Technologie.

Ihre Kostenvorteile: erheblich.